长春工程学院档案归档工作制度

长工院字〔2016〕33号

为加强学校档案管理工作，进一步提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《长春工程学院档案管理办法》，结合学校实际，特制定本制度。

一、总  则

1.学校档案（以下简称档案），是指学校从事招生、教学、科研、管理、校企经营等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、音像、照片、实物等不同形式载体的历史记录。

2.档案工作是学校的一项重要基础性工作。学校档案是记录和反映学校建设发展历程的真实历史记载，是评价学校教学质量、科研成果和管理水平的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。各单位、部门要高度重视档案管理和归档工作。

3.学校各单位、部门要将档案工作纳入本单位、本部门的工作计划，应有一名负责人分管档案工作,配备一名兼职档案员，并保持兼职档案员工作岗位的相对稳定。兼职档案员负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交等工作。

4.各单位、部门档案业务要接受学校档案馆的指导、监督和检查。

二、工作职责

1.各单位、部门分管档案工作领导的工作职责

(1)认真学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等法律、法规及学校档案管理的有关规定。

(2)领导和指导本单位、部门的档案工作，负责本单位、部门档案工作的安排布置和管理监督，不断加强对本单位、部门兼职档案员的教育和培训，提高各级管理和工作人员对档案工作重要性的认识。

(3)年初制定本单位、部门工作计划时，要将归档工作纳入本单位、部门的工作计划；在布置检查工作时，要将档案管理工作做为检查的一项内容。

(4)参加学校组织召开的档案工作会议，支持和协调本单位、部门档案工作的顺利开展。

(5)负责本单位、部门的档案安全工作，确保档案安全。

2.各单位、部门兼职档案员工作职责

(1)认真学习、宣传和贯彻执行国家档案法律、法规以及学校档案管理办法和各项规章制度。

(2)积极参加学校组织的档案工作会议和档案业务培训，认真学习钻研档案业务知识，掌握各类档案形成的规律，做好档案立卷归档工作。

(3)负责本单位、部门所有应归档的文件、资料及实物、音像、照片等的收集、整理、著录、移交工作。

(4)做好平时本单位、部门归档文件材料的预立卷工作，在收集纸质归档材料的同时应将归档材料的电子文件一并收集。

(5)对归档材料应保证齐全、完整、系统，根据相关要求，按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，对文件材料按要求分类组卷。

(6)拟写案卷标题准确，归档案卷页码编写合乎要求，相应的信息应录入档案管理系统，信息著录完整、规范。制作归档文件目录、打印移交目录后，报本单位、部门分管档案工作负责人审核、签字后向学校档案馆按时移交，并办理移交手续。

三、档案立卷归档

1.各类档案归档范围

(1)学校在党群、行政、教学、学生管理、科研、基建、资产管理、人事、财务、出版、外事、校企经营活动等各项工作中直接形成的对学校和社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值的文件材料、图表、音像、照片、实物（包括单位和个人所获得的省市级及以上荣誉的证书、牌、匾）等不同形式载体的历史记录及重要物品均属归档范围。凡外出参观、学习、考察、参加会议带回来的材料和根据会议内容所形成的材料、考察报告等也须交由本单位、部门兼职档案员进行系统整理归档。

(2)各单位、部门整理各类档案归档内容，参照《长春工程学院立卷部门归档内容、电子稿件要求及保管期限表》《长春工程学院实物类档案归档范围和保管期限表》《长春工程学院实物档案分类表》《长春工程学院音像、照片类档案归档范围》。

(3)学校或学校所属各单位、部门召开的大型会议、各种庆祝活动，如教学工作会议、教（职）代会、开学典礼、毕业典礼、评估、校（院）庆等，由会议主办单位将会议整套材料进行归档。

(4)各单位、部门在学校网站所发布的“学校新闻”、“学术新闻”也应归档。

(5)学校及各单位、部门与其他单位所签订的合同（协议）必须归档，经办人应在合同（协议）盖章处签字、归档合同（协议）应有《长春工程学院合同签订审批表》或 《用印审批单》。各单位、部门给校外单位个人发放的聘书要进行电子归档。

(6)教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

(7)教职工个人在职务和非职务活动中所荣获的省、市及以上荣誉的证书、奖牌等，要主动与本单位、部门兼职档案员联系，制成电子文件进行电子归档；由主管单位、部门统一领取个人证书、奖牌的，主管单位、部门应将所领取的个人证书、奖牌制成电子文件进行电子归档后，再将证书、奖牌下发个人。

(8)学校与其他单位分工协作完成的各种项目，学校档案馆应当至少保存一整套材料。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送学校档案馆保存。

2.立卷要求

(1)学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位、部门兼职档案员，要坚持平时预立卷，按照归档类目合理组卷、规范著录，并按规定时间上交学校档案馆。学校各单位、部门不得以任何借口拒绝移交应归档的材料。

(2)归档的档案材料应当质地优良，手写的书绘工整，机打的清晰整洁，音像、照片要清晰，符合有关规范标准的要求。立卷归档的文件材料，完整齐全，准确系统，能正确反映本单位、部门工作和活动的基本面貌，保持原材料的有机联系。对不符合要求的材料一律返工重置，以利于延长档案的寿命。

(3)各单位、部门兼职档案员要根据立卷范围和要求，合理组卷。卷内文件排列规范，编写页号准确，案卷目录、背考表填写清楚，案卷标题简明扼要，经档案馆审查合格后，向档案馆移交。

(4)档案馆对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档，纸质归档材料的组卷按照《长春工程学院纸质归档文件材料整理规范》要求进行整理，电子档案材料按照《长春工程学院归档电子档案工作规范》要求整理。

(5)凡带有毕业证书编号、学位证书编号的归档材料，每页都应加盖归档部门公章。

(6)凡归档的学校党委（常委）会议记录、校长办公会会议记录、新生录取名册、毕业生信息表、毕业生验印审批表、授予学生学位信息表、财务账册、财务凭单等，须经兼职档案员和档案馆工作人员双方确认无误后，移交单位、接收单位盖骑缝章。

(7)凡学校行文带附件的，附件必须随同正文一并归档；如果附件无法归档，应写明原因，单位、部门主要领导签字，加盖单位、部门公章，附在该文件后面一并存档。

(8)向上级机关请示的文件，如果上级机关没有批文，在请示文件空白处标注“上级机关是否同意执行”，单位、部门主要领导签字，加盖单位、部门公章存档；如果有上级机关批复文件，随请示文件一起存档。

(9)音像、照片、实物等档案材料按形式类别单独立卷。

(10)数字档案按照《长春工程学院电子文件归档管理暂行办法》执行，经档案馆检查验收后，方可归档。

(11)归档档案信息著录，按照《长春工程学院归档文件录入与输出规程》执行。

3.归档时间

(1)学校各单位、各部门应当在次年4月底前归档。

(2)基建项目在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。

(3)专题成套性归档材料如：校庆、评估等，在结束后三个月内归档。

(4).财会档案在会计年度终结后暂由财会部门保管,一年后向档案馆移交归档。

(5)档案馆对有关学校重要历史材料、照片，著名人物材料随时接收归档。

4.接收要求

(1)各单位、部门兼职档案员，应将归档的文件、材料收集全齐。

(2)档案馆工作人员要认真检查归档文件的正文与附件、请示与批复、来文与复文是否一起归档。

(3)档案馆工作人员要对归档文件材料按要求逐项检查。

(4)归档的文件材料应是原稿原件，不得使用复制件。

(5)归档的照片、音像资料要有文字说明。

(6)档案馆工作人员要检查文件是否按照年度、类别、问题单位进行分类；同一事项的文件材料要同组一卷，按文件形成的先后顺序排列，保持文件之间的有机联系，每卷页码编写要符合要求。

(7)档案馆与移交单位、部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。

四、奖  惩

依据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），对各单位、部门在档案归档工作中表现突出和做出贡献的单位或个人，给予表彰奖励；对有违档案管理法律法规、对学校档案管理造成重大损失和不利影响的直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

长春工程学院

2016年6月30日